Llevaba mucho tiempo queriendo hablarte de los materiales promocionales para ferias, eventos y exposiciones.
Resulta que entre 2010 y 2013 trabajé en la organización de dos ferias anuales (una de turismo y otra de gastronomía) que se celebraban en el Palacio de Congresos de Torremolinos.
Puede parecer mentira, pero la organización de una feria anual comienza el segundo después de acabar la anterior edición.
Algo que seguro que sabes si lo tuyo son los eventos.
Desde ese mismo momento empezábamos la planificación comercial de la siguiente edición del evento:
- Asistencia a otras ferias internacionales para captar nuevas empresas interesadas.
- Reuniones con asociaciones empresariales.
- Envío de documentación a gabinetes de prensa de instituciones públicas.
- Contactos con medios de comunicación…
Y así hasta un larguííííísimo calendario de acciones que desarrollábamos durante meses.
Pero no me enrollo más, vamos al grano.
Ah, ¿pero que no sabes a qué materiales promocionales me refiero?
Pues cuando vas a una reunión, una feria o un encuentro empresarial no se te ocurre ir de manos vacías, ¿verdad?
Vale, sé que el tema del merchandising lo tienes controlado.
Pero… ¿te has parado a pensar si los materiales promocionales que llevas a ferias, eventos y exposiciones te ayudan a conseguir tus objetivos?
Ganar nuevos clientes.
O quizás nuevos colaboradores y aliados.
A lo mejor lo que quieres es ganar visibilidad, que te conozca más gente.
O hacer ver por qué lo que tú ofreces es realmente bueno y diferente.
Te soy sincera: una tote bag con tu logo no te va a ayudar a conseguir gran cosa.
Pero antes de que me frunzas el ceño déjame que te dé unos cuantos consejos para empezar.
Consejos para no presentarte en tus reuniones y ferias con una mano delante y otra detrás
No te va a sorprender ni un poquito si te digo que lo primero que debes hacer es planificarlo todo con tiempo.
Tanto si tienes un calendario de acciones comerciales cerrado como si vas un poco a lo que va surgiendo, tener preparado en la ofi un mueblecito con materiales promocionales para eventos y reuniones nunca está de más.
Por si las moscas, ya sabes.
Ese es un consejo, pero tengo más:
#1 Prepara los materiales promocionales con tiempo
Primero porque las prisas nunca son buenas consejeras.
Imagínate que por lo que sea te cae el marrón de gestionar el tema con la imprenta y adivina qué:
Las imprentas tienen más clientes.
Y a lo mejor no te pueden tener el encargo para dentro de 2 o 3 días.
O te lo tienen, pero con una calidad inferior de lo que necesitas porque no tienen tiempo material (nunca mejor dicho) para ofrecértelo en otras condiciones.
La cosa se pone más complicada si vas a una feria y se te cumple el plazo para enviar materiales.
¿Qué ocurre al final?
Que te los tienes que llevar en la maleta.
Mal plan, créeme.
#2 Mírate el presupuesto antes de venirte arriba
Si estás emprendiendo tendrás el tema presupuestario medido al milímetro.
Así que lo ideal es que pidas unos cuantos presupuestos y revises cantidades y acabados que te puedes permitir sin comprometer tus finanzas.
Y sin menoscabar tu imagen de marca, claro está.
Hay herramientas como esta o Canva que te ayuda a diseñar un folleto.
Aunque las plantillas se ven bonitas es cierto que muchas veces por el desconocimiento no elegimos un modelo que vaya acorde a nuestra imagen de marca y el resultado se un poco patetero.
Tú me entiendes…
#3 Usa el copywriting
Sé que estabas esperando que lo soltara.
Claaaro que tenía que salir el copywriting turístico y sus ventajas que, como ves, van más allá de los textos de tu web.
Mi recomendación: planta tu propuesta de valor en todos los materiales promocionales que elabores. Para reuniones, ferias, exposiciones…
Para todo.
Tu propuesta de valor es lo que realmente te permite contar eso que te hace diferente y la mejor opción.
Además, presta especial atención a dos cuestiones:
- Que tu identidad verbal esté patente en todos los materiales promocionales.
- Que esté adaptada al buyer persona y al canal que estás utilizando.
No es lo mismo hablar a un viajero por redes sociales que a un proveedor con quien quieres negociar cupos, ¿ves por dónde voy?
#4 Que tu imagen de marca esté omnipresente
Construir tu marca empieza con el copywriting y sigue con su universo gráfico.
Colores, formas, logotipos y tipografías deben mantenerse a lo largo y ancho de tu marca si quieres fomentar lo que llamamos el recuerdo de marca.
Así que ya sabes, aplícate el cuento (con todo el cariño).
Materiales promoicionales para eventos, ferias y exposiciones que yo tendría preparados por si acaso
Lo que te voy a contar ahora no va a misa.
Me explico:
Dependiendo de tus servicios y el tipo de empresa que seas unos materiales promocionales te encajarán más que otros.
Los he dividido en grupos siguiendo el criterio que me da la experiencia:
- Materiales para vender.
- Materiales para que se te vea y reconozca.
- Materiales para buscar una interacción.
Vamos con ellos.
Materiales para vender
Son los que se suelen emplear en reuniones o se entregan de tú a tú.
Puedes imprimirlos o bien mostrar en un dispositivo.
#1 El dosier presentación de servicios
Este es el que necesitas cuando quieres convencer a un nuevo cliente corporativo o institución de que trabajar contigo es la mejor opción.
Añade siempre:
- La propuesta de valor (always!).
- Una breve presentación.
- Algunas cifras reseñables, pero sin pasarte.
- El catálogo de servicios con su descripción y beneficios principales.
- Una sección sobre mí libre de yoísmos.
- Vías de contacto.
#2 El (a veces abrumador) dosier de resultados
Se usa mucho para vender eventos, ya que las cifras y estadísticas en este sector son unos argumentos muy potentes a la hora de convencer a nuevos expositores, patrocinadores y colaboradores.
Las secciones que no deben faltar son:
- La propuesta de valor (one more time).
- Una breve presentación.
- Beneficios de participar en el evento.
- Cifras reseñables, bastantes y tales como:
- Número de expositores y/o patrocinadores de la edición anterior.
- Perfil de los expositores.
- Número y perfil de visitantes.
- Resultado de encuestas de satisfacción a los expositores.
- Volumen de negocios generado.
- Crecimiento del evento a lo largo de los años.
- Volumen de búsquedas del evento o temas relacionados en Google.
- Impresiones e interacciones con los contenidos de la feria en redes sociales.
- Próximas fechas y novedades ya confirmadas.
- Apariciones y repercusión en medios de comunicación.
- Contacto + enlace directo a solicitar la inscripción a la próxima edición.
#3 El siempre socorrido folleto
La dificultad del folleto es el espacio reducido con el que contamos para plasmar toda la información que debe incluir, por lo que mi consejo es que lo uses como pasarela de tráfico a tu web.
Plantéalo así: en el folleto te hago el resumen y para saber más, pues para la web que vas.
Eso sí, no olvides que debes añadir:
- La propuesta de valor (friendly reminder).
- Breve presentación de los servicios. Breve. Repito: breve.
- Los beneficios principales de tus servicios en pocas palabras.
- Un (breve) sobre mí.
- Datos de contacto.
¿Ya está?
Sí, ya está.
Ese contenido acompañado de un diseño limpio y vistoso (si hay algún diseñador leyendo esto me mata) es más que suficiente para el objetivo del folleto:
Dejar en quien lo lee una idea de qué ofreces y cuáles son tus puntos fuertes.
#4 El clásico catálogo de servicios
Este formato es el que se utiliza (a mi juicio) muy mal por parte de turoperadores.
Y es que por cada viaje te sueltan un rollo en letra tamaño 2 (es una exageración) que no se lo lee nada más que quien ya sabe que quiere hacer ese viaje.
O sea, que para vender, lo que se dice vender… no sirve.
Si me preguntas por mi opinión te digo que la estructura de un buen catálogo desde el punto de vista del copywriting debe ser:
- Portada con propuesta de valor.
- Índice.
- Presentación a modo de introducción de los servicios.
- Misión y/o filosofía de la empresa libre de yoísmos.
- Ficha de cada servicio con:
- Título.
- Propuesta de valor del servicio en particular.
- Resumen en 3-4 puntos con lo más reseñable de la oferta.
- Texto introductorio no demasiado largo.
- Itinerario o características contadas con cariño y de manera amena.
- Cierre resumen con los beneficios destacados.
- Si quieres, al final puedes ampliar la información sobre ti o tu empresa.
- Cierre con el contacto.
Como ejemplo te dejo el Catálogo de Experiencias de Sierra Espuña en cuya redacción tuve la suerte y honor de colaborar.
Las fotos son de Azalea Comunicación, encargados de su diseño y maquetación.
Aquí puedes ver el catálogo completo.
Materiales para que se te vea y reconozca
La misión de todos estos materiales es que se te reconozca y te ayuden a construir esa imagen de marca de la que hablábamos antes.
Aquí el espacio sí que es reducido, pero úsalo estratégicamente para transmitir tu propuesta de valor (sí, otra vez ella).
Si tienes eslogan, también es un buen lugar para usarlo.
Lo que no debes olvidarte es del logo y, según el caso, tus datos de contacto (la web, al menos).
Algunos de estos materiales son:
- Roll ups
- Lonas y banderolas
- Textiles (camisetas, tote bags, etc.)
- Lanyards
- Expositores
- Carteles
He aquí un ejemplo de cómo puedes darle otro enfoque a una bolsa promocional.
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Materiales para conseguir interacción
Vale, te compro que los materiales promocionales para ferias y eventos que acabamos de ver tienen como objetivo buscar una reacción por parte de la otra persona.
Pero estos que te voy a decir ahora son, en mi opinión, los que mejor funcionan para ello:
- Displays
Con el auge de los códigos QR los displays se han convertido en material necesario cuando el papel no es una opción.
Puedes aprovechar para colocar junto al código tu propuesta de valor o, mejor aún, alguna frase que provoque curiosidad e incite a quien lo vea a escanearlo.
- Tarjetas de visita
Ya sean en papel o digitales, las tarjetas de visita siguen siendo los cromos de los eventos.
Nos encanta intercambiárnoslas.
Lo normal es que en un evento recibas y entregues tantas que muchas de ellas se quedan en el olvido.
Como seguro que tú no quieres que con la tuya ocurra lo mismo, dale una vuelta de tuerca y añádele algo que la haga… memorable.
Una frase, un eslogan, un código QR…
En fin, tira de creatividad.
Bueno, cuéntame: ¿qué te ha parecido este repaso por los materiales promocionales para ferias, reuniones y exposiciones?
Espero que esta info te sea útil y eches mano de este artículo la próxima vez que tengas que preparar tus materiales para eventos.
Recuerda anticiparte lo suficiente para no andar con prisas y usar el copywriting allá donde puedas.
¿Te queda alguna duda?
Pues déjamela en comentarios y te atiendo encantada.
Materiales promocionales para ferias y eventos que puedes usar en tu empresa turística
Créditos:
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